Duelando com a produtividade?! Você precisa conhecer o Kanban

Escrito por Jejel Miranda

Sabe aquela voadora mortal que você vê nos filmes sobre artes marciais? Imagina dar uma voadora dessas nas suas tarefas diárias e dar um boost na produtividade. A ideia parece boa, né? Então eu vou te contar que existe um método estilo samurai chamado Kanban. Uma metodologia super simples que você pode aplicar em qualquer projeto ou iniciativa!

Kanban surgiu para garantir controle dos processos, com flexibilidade e autonomia! 

Kanban é um método simples e revolucionário! Nasceu em 1940, pela ideia de Taiichi Ohno, um engenheiro e homem de negócios da Toyota, Japão. E surgiu de algo muito simples: Taiichi observou como os supermercados organizavam suas prateleiras e, a partir daquela observação,  sistematizou um método. 

Os supermercados gerenciam o seu fluxo de estoque estocando apenas os produtos suficientes para atender a demanda do consumidor. A Toyota tinha um processo parecido no gerenciamento do seu inventário. Ohno desenvolveu o cartão “kanban” para alinhar os níveis de estoque com o uso real dos materiais para fazer os automóveis! 

Na prática, funcionava assim: os trabalhadores da fábrica comunicavam os níveis de material em tempo real, por meio dos cartões presentes no painel acessível à equipe. E todo mundo da linha de produção acompanhava. Quando os materiais acabavam, o cartão era repassado ao depósito. Que por sua vez, o depósito sinalizava a necessidade de abastecimento ao fornecedor. E todo mundo sabia exatamente o que estava precisando naquele momento!

O Kanban, ao implantar o sistema de cartões e estimular que as pessoas se tornassem responsáveis em todo o processo, distribuiu o poder e a liderança entre as pessoas, tornando o ambiente de trabalho mais flexível e autônomo. Além de garantir eficiência e economicidade nos recursos utilizados para construção dos automóveis. 

Uso de cartões para apontar as tarefas/demandas do projeto

Esse método trouxe agilidade ao processo de produção e fez com que a Toyota virasse um marco na indústria automobilística. E sabe quem adotou esse método? Foi adotado por times de desenvolvimento de software e por idealizadores das metodologias “ágeis”, usadas atualmente por diversas equipes de projetos em todo o mundo!

Como eu conheci e me apaixonei pelo Kanban? 

Quem me conhece direito, sabe que eu já atuei e trabalho com muitas coisas na vida. Uma delas é escrevendo e gerenciando projetos. Em 2014, tive a satisfação de fazer parte de um projeto de pesquisa com a Universidade Federal de Pernambuco junto com o Ministério da Cultura.

A equipe era diversa, multidisciplinar e atuava de forma remota. Apenas alguns pesquisadores trabalhavam no escritório, os demais estavam espalhados pelo Brasil. De cara, vimos que tínhamos um problema: havia muito mais conexão e troca de informações com quem estava trabalhando in loco. Mas o projeto precisava funcionar remotamente. Afinal, tínhamos a missão de acompanhar iniciativas em dez cidades do Brasil!

Gestão é distribuída entre todas as pessoas da equipe.


Foi aí que a equipe e os coordenadores do projeto pensaram:  “precisamos adotar uma metodologia e ferramentas que agilizam a nossa comunicação e que todas nós, independente do lugar onde estejamos, consigamos acompanhar o que cada uma está fazendo”. Eureka! E foi muito simples: usamos o kanban e o scrum (método ágil que mais pra frente eu conto o que é 😉) para solucionar nosso problema de comunicação e gestão de tarefas.

Ver minhas tarefas e a da equipe sistematizadas foi um divisor de águas! Eu me lembro que gostei tanto do método, que passei a usar o Kanban para meus projetos pessoais. Estudar, organizar a casa, pensar em viagens, organizar outros projetos. Não consegui largá-lo! Nem preciso dizer que isso ajudou na minha gestão de tempo, na qual tive mais cuidado para não extrapolar prazos, consegui dar conta de mais demandas que antes e ainda dei uma bela voadora na minha falta de prioridade! Hoje, não largo meu kanbanzinho por nada. É amor verdadeiro! <3

Por que eu devo adotar o Kanban em minha rotina?

A adoção de qualquer método de gestão de processos vai te ajudar a ter um melhor acompanhamento dos teus projetos ou negócios. 

O Kanban é uma metodologia simples: tem fácil implementação e sua aplicação tende a ser de baixo custo. A prioridade do Kanban é a produtividade e organização de entregas. Seu sistema busca apontar melhorias contínuas e entregar valor ao cliente. 

Sendo assim, vou listar seis vantagens só para você se convencer um pouco mais: 

  1. Baseado numa lógica incremental e evolutiva, o Kanban busca a melhoria contínua dos processos; 
  2. Respeita a organização atual do negócio/projeto e vai moldando aos poucos, sem radicalismos ou disrupções;
  3. Respeita as pessoas, distribui as responsabilidades: todas as pessoas do projeto são responsáveis pelo gerenciamento do trabalho. Existe uma forte cultura colaborativa; 
  4. Prioriza a comunicação: como todas se envolvem na gestão do trabalho, as pessoas sabem em tempo real o que está acontecendo em cada setor;
  5. O sistema visual de cartões, distribuído em linhas temporais de produção “A fazer”, “Fazendo”, “Feito” é de fácil implementação e baixo custo; 
  6. Hoje já existem muitos softwares cujo leiaute é similar ao quadro Kanban e pode ser aplicado e acompanhado por equipes remotas!

Conheça softwares gratuitos que você pode utilizar!

Como o Kanban é conhecido mundialmente, existem inúmeros softwares que você pode utilizar para organizar e acompanhar seus projetos. 

Lembrando que toda ferramenta só funciona quando atribuímos alguma “utilidade” em nossa rotina. Então, já digo logo: a disciplina é fundamental nesse momento de adaptação. Adote uma ferramenta, sinta sua dinâmica e tenha disciplina para permanecer usando. Você sentirá os resultados em pouco tempo. 

Trello 

Queridinho e popular,  o Trello  é uma das ferramentas mais conhecidas e sua estrutura é toda baseada no Kanban. É possível compartilhar o quadro com outras pessoas, criar tarefas, prever prazos, montar checklists, além de ter um blog super maneiro com dicas de gestão de projetos. 

E tem versão gratuita. Saiba mais e acesse: https://trello.com/ 

Asana 

Um quadro Kanban é uma forma de gestão visual de projetos que permite mapear os projetos e fluxos de trabalho com colunas e cartões. No Asana, você consegue integrar esse método a outras metodologias ágeis, como Scrum. Além de automatizar muitos processos. 

Saiba mais, e acesse: https://asana.com/pt

 Runrun.it 

Com o Runrun.it, além de você conseguir ver as tarefas desempenhadas pela equipe, você  também consegue acompanhar o tempo investido na execução de cada atividade, além de distribuir essas tarefas num gráfico temporal chamado “Gantt”. Para quem quer ter controle de todos os recursos, essa ferramenta é ideal!

Saiba mais e acesse: https://runrun.it/pt-BR  

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *